Seminar, lokakarya, forum diskusi kelompok, dan kegiatan ilmiah lainnya bukan sekadar pertemuan yang diberi judul akademik. Setiap acara membawa nama institusi, menggunakan waktu peserta, dan menciptakan kesan mengenai mutu tata kelola penyelenggaranya.
Karena itu, sebuah acara akademik harus dirancang dengan matang, dikendalikan dengan baik, dan diarahkan pada hasil yang jelas. Kesempatan yang datang secara mendadak memang dapat bernilai, tetapi tidak setiap kesempatan harus langsung diubah menjadi acara resmi.
Kesempatan Spontan Bukan Masalah
Dalam lingkungan akademik global, tidak jarang seorang kolega, peneliti, atau praktisi dari luar kota maupun luar negeri sedang berkunjung. Kehadirannya tentu merupakan kesempatan berharga untuk berbagi pengetahuan dan membangun jejaring.
Namun, apabila informasi kedatangan baru diketahui satu hari sebelumnya, kemudian langsung dibentuk seminar, lokakarya, atau FGD resmi tanpa persiapan memadai, nilai kesempatan tersebut justru berisiko berkurang. Judul mungkin tersedia, tetapi tujuan, peserta sasaran, materi, undangan, dokumentasi, moderator, publikasi, dan hasil kegiatan belum tentu siap.
Bedakan Diskusi Informal dan Acara Resmi
Kesempatan Mendadak
Dapat diarahkan menjadi pertemuan terbatas, diskusi informal, rapat penjajakan, atau percakapan awal untuk memetakan topik dan potensi kolaborasi.
Acara Akademik Resmi
Memerlukan waktu persiapan, tujuan yang terukur, undangan yang layak, peserta yang relevan, materi, pembagian peran, dokumentasi, dan tindak lanjut.
Diskusi awal tidak lebih rendah nilainya daripada seminar. Justru, diskusi penjajakan yang jujur dan tertata dapat menjadi fondasi bagi acara resmi yang lebih kuat pada waktu berikutnya. Institusi tidak perlu memaksakan label besar ketika kesiapan operasionalnya masih terbatas.
Peserta Bukan Sekadar Pengisi Ruangan
Kualitas acara juga terlihat dari cara peserta dihadirkan. Mahasiswa yang sedang mengikuti perkuliahan tidak semestinya ditarik secara mendadak hanya untuk membuat ruangan terlihat penuh. Kehadiran peserta harus memiliki alasan akademik, relevansi dengan topik, pemberitahuan yang wajar, dan tidak mengganggu kewajiban belajar yang telah terjadwal.
Jumlah peserta bukan ukuran utama keberhasilan. Dua puluh peserta yang relevan, siap berdiskusi, dan menghasilkan tindak lanjut sering kali lebih bermakna daripada ruangan penuh yang dibentuk secara tergesa-gesa.
Acara yang baik tidak hanya ramai pada saat berlangsung, tetapi juga jelas tujuannya sebelum dimulai dan nyata tindak lanjutnya setelah selesai.
Kendali Mutu Sebelum Pelaksanaan
- Tetapkan tujuan dan hasil.Jelaskan mengapa acara perlu diadakan dan keluaran apa yang ingin dicapai.
- Tentukan bentuk yang tepat.Pilih apakah kesempatan tersebut lebih sesuai menjadi diskusi awal, kuliah tamu, seminar, lokakarya, atau FGD.
- Siapkan waktu yang layak.Berikan kesempatan bagi narasumber, panitia, dan peserta untuk mempersiapkan diri.
- Bangun komunikasi yang tertib.Pastikan undangan, agenda, tempat, materi, pembagian peran, dan informasi peserta tersedia.
- Lindungi proses belajar.Jangan menjadikan mahasiswa sebagai peserta dadakan tanpa memperhatikan jadwal dan kepentingan akademiknya.
- Dokumentasikan dan tindak lanjuti.Catat gagasan, keputusan, jejaring, serta rencana kerja yang lahir dari kegiatan.
Usulan Umum dari Dr. Benrahman
Setiap institusi sebaiknya memiliki standar minimum penyelenggaraan acara akademik. Apabila waktu persiapan belum memenuhi standar tersebut, kesempatan tidak perlu dibatalkan, tetapi bentuk kegiatannya disesuaikan.
Hasil diskusi penjajakan dapat dikembangkan menjadi seminar atau lokakarya terencana pada kesempatan berikutnya. Dengan demikian, momentum tetap dimanfaatkan tanpa mengorbankan mutu penyelenggaraan dan martabat akademik.
Keunggulan akademik tidak dibangun melalui acara yang sekadar terjadi. Ia dibangun melalui kegiatan yang dirancang, dikendalikan, dan diarahkan untuk menghasilkan pengetahuan, jejaring, keputusan, atau dampak yang nyata.
Institusi yang berkualitas mengetahui kapan harus bergerak cepat, kapan harus melakukan penjajakan, dan kapan harus menyiapkan acara resmi secara matang. Fleksibilitas tetap diperlukan, tetapi fleksibilitas harus berjalan bersama ketertiban.